管理規(guī)范
檔案管理規(guī)定
2021-01-15
一、公司檔案實行統(tǒng)一管理。檔案的管理要做到規(guī)范、準確、及時、安全。辦公室是公司檔案的歸口管理部門。
二、本規(guī)定所稱檔案是指公司及各部門日常工作中產生的相關文件、資料和對外（包括政府機構、企事業(yè)單位、個人）交流的書面文檔、電子文檔、傳真、電子郵件、圖書期刊、聲像材料等。
三、辦公室文員兼公司檔案管理員，負責管理公司的全部檔案。各項目部可設兼職檔案管理員，負責管理各項目部的檔案。
四、公司檔案原則上均交由辦公室負責保管。工作完成后，相關文件原稿由辦公室歸檔，經辦部門視實際需要留存復印件。如因業(yè)務特殊需要，原稿必須由經辦部門保管的，應經總經理同意后妥為保存，辦公室以復印件歸檔，并在備注中說明情況。
五、歸檔文件的檢查
1.檢查文件的正文及附件是否完整，如有短少，應及時追查歸入。
2.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應及時補辦。
六、歸檔文件的保存期限
文件保存期限除有關法規(guī)或公司規(guī)章規(guī)定者外，依下列規(guī)定辦理：
1.永久保存：公司章程；股東名冊；規(guī)章辦法及公司條例；董事會及股東會記錄；財務報表；政府機關核準文件；不動產所有權證及其他債權憑證；工程設計圖；其他經核定須永久保存的文書。
2.10年保存：預算、決算書類；會計憑證；項目計劃資料；其他經核定須保存10年的文書。
3.5年保存：期滿或解除之合約；其他經核定保存5年的文書。
4.1年保存：無長期保存必要者。
5.需銷毀的文件經總經理批準后，由檔案管理員負責銷毀并派專人監(jiān)銷。
七、檔案文件的調用
1.因工作原因，需要借閱或使用原件的，應填寫《文件借還登記表》，經總經理審批后借閱或使用。借用完畢后應將原件交還檔案管理員保存。
2.檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情況欲延長調閱期限的，應按調閱程序重新辦理。
3.調閱人員對于所調案卷，不得抽換毀損。
4.調閱檔案限與經辦業(yè)務有關者，如借閱與經辦業(yè)務無關之檔案，需經總經理同意。
八、聲像檔案管理：聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含底片）、各種光電介質等及文字說明兩部分組成。聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由辦公室集中統(tǒng)一管理。
聲像檔案種類：
1.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；
2.各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料；
3.本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。
4.涉及本公司權益的聲像資料。
5.其他單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。
6.其他具有保存價值的聲像資料。
九、電子文檔管理
公司所有的檔案應盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。
十、本規(guī)定由綜合辦公室負責解釋與修訂。